Cuando se trata de hablar de cultura hay ciertos principios que se repiten más en los equipos.

Autonomía

Todo el mundo: founders, líderes y trabajadores destacan la importancia de esto. Es una muestra de confianza, de madurez dentro de la cultura, implica la promesa de alejarnos del micromanagement. Todo muy cool.

Pero la autonomía sola es problemática. Aplicada así hace que cada uno pueda hacer lo que defina, y el resto empieza a perderse o asumir.

Visibilidad

La visibilidad opera como contrapeso a autonomía. Para explicar por qué y cómo es esto pensemos en un caso:

Digamos que eres la persona encargada de marketing de un proyecto. Si actúas solamente con autonomía, podrías perfectamente estar generando impacto súper positivo en los indicadores de marketing, pero igualmente tener a todo el equipo perdido y con “los pelos de punta”, porque nadie entiende realmente la estrategia ni el plan que estás ejecutando.

Por eso es importante tener un artefacto (como un documento compartido) que sirva para que el resto vea tu estrategia y plan. Así el resto puede ver, aprender y dar feedback sobre esto.

Esto implica documentar, lo que muchas veces genera resistencia “porque es más trabajo”. Pero la alternativa a operar sin visibilidad es que el resto asuma (bien y mal) de qué se trata tu trabajo, cómo lo estás pensando y la calidad de tu desempeño. Esto genera desconfianza y problemas, porque cuando las personas actúan asumiendo podrían perfectamente actuar en contra de tu plan, solo porque no lo conocen.

Otra cosa que me ha tocado ver es que el plan queda muy endeble y reactivo. Como no está escrito ni fundamentado en ningún lugar, al primer push la persona se adapta al requerimiento (incluso si no está de acuerdo). Y eso también pasa porque la persona no tiene con qué “defender” su trabajo (el plan y la estrategia). Queda todo medio suelto y volando.

La visibiliad, que implica documentar, ayuda a dar contexto y alineamiento.

Visibilidad y trabajo remoto

Aunque siempre es una alternativa tener una llamada o largarse a un chat uno a uno. Alinearse así es poco eficiente y efectivo porque esas conversaciones quedan encerradas entre 2 o 3 personas y dejan al resto igual de perdido. Y si pasan en un chat público, muy seguro quedarán enterradas entre cientos de mensajes.

Tipos de artefactos para dar visibilidad

Por eso es importante crear estos artefactos para dar visibilidad a las definiciones.

Por ejemplo:

  • Documentos de estrategia
  • Documentos de planificación
  • Resúmenes ejecutivos
  • Wireframes
  • Diagramas de procesos
  • Priorización de tareas
  • Mapas mentales
  • Dashboards de seguimiento
  • FAQs y bases de conocimiento
  • Checklists
  • Roadmap
  • Videos explicativos o tutoriales
  • Demos
  • Minutas y agendas de reuniones
  • Tableros Kanban

Esto permite la revisión y el ajuste continuo de la estrategia y los procesos.

Qué documentar

Dentro de una organización hay diferentes elementos sobre los que es importante tener buena calidad de documentación para alinear las actividades y las expectativas. Algunos son:

  • Roles
  • Objetivos
  • Metas e indicadores
  • Estrategias
  • Planes de acción
  • Plazos y fechas importantes
  • Resultados
  • Procesos
  • Compromisos
  • Responsabilidades

El asunto es que necesitamos acompañar a la autonomía con visibilidad. Mientras que la autonomía potencia la iniciativa individual y fomenta un ambiente de confianza y madurez profesional, la visibilidad asegura que esta libertad no se convierta en confusión para el resto, ni tampoco en un obstáculo para la cohesión y la eficacia del equipo.

Equilibrar la autonomía con la visibilidad es una necesidad fundamental para el éxito de cualquier equipo, especialmente en entornos de trabajo remotos donde la comunicación y la coordinación enfrentan desafíos adicionales.

Por eso es necesario invertir tiempo y esfuerzo en desarrollar y mantener los artefactos que dan visibilidad al equipo, y usarlos como herramientas para el aprendizaje y la evolución constante.